Sala de prensa virtual, el asistente automatizado que te ayudará a salir en los medios

En otras ocasiones hemos hablado de lo importante que es para una empresa o proyecto salir en los medios de comunicación. Se trata de una de las herramientas más valiosas que se engloban en un plan estratégico de comunicación. Las cabeceras de prensa te sitúan en un lugar privilegiado a la vista de tus clientes y colaboradores y del resto de la sociedad. Te dan la oportunidad de darte a conocer de forma clara y transparente.

Una vez establecidos los primeros contactos y de haber aparecido en las noticias es fundamental mantener una relación fluida con los periodistas y darles acceso directo a nuevas informaciones que se vayan generando en torno a tu negocio. Por eso hoy vamos a contarte cómo puedes crear un espacio que agrupe toda esa información relevante para los medios, es decir cómo dar forma sin muchas complicaciones a una sala de prensa virtual.

¿Qué es una sala de prensa virtual?

Empecemos por el principio y situémonos en conocer qué significa este término habitual para los profesionales de la comunicación pero que en otros ámbitos puede resultar nuevo y desconocido.

Una sala de prensa virtual es un espacio que puedes situar en la nube o en el servidor de tu página web en el que colgar material informativo para tus contactos de prensa. También puede serle de utilidad a otras instituciones y empresas de tu entorno para que puedan conocer cómo es tu empresa, la filosofía de trabajo de tu negocio y la visión estratégica del mismo.

De forma ordenada y accesible los periodistas pueden acceder a notas de prensa, informes, convocatorias, dossieres y recortes de prensa así como material fotográfico y audiovisual sobre tu empresa. Debe estar actualizada y monitorizada para conocer qué uso se ha hecho de estos documentos y de este modo hacer seguimiento para conocer nuevas apariciones en prensa. Para que no te quede duda alguna te dejo el ejemplo de la sala de prensa de una gran empresa automovilística para que veas cómo es y cómo funciona (Sala de prensa Renault).

No te asustes, si no tienes los recursos de una multinacional también es posible crear una sala de prensa. Como ves es una herramienta imprescindible que las grandes empresas cuidan al detalle pero que los medianos y pequeños negocios no deben dejar de lado ya que permite ofrecer una nueva dimensión más profesional y aumentar tu visibilidad, reputación y credibilidad ante los medios, los clientes, colaboradores y proveedores. Así como situarte en escalones más altos frente a tu competencia.

Desarrollar una sala de prensa virtual no debe de llevar mucho tiempo ni un coste adicional de puesta en marcha o mantenimiento. Si el servidor de tu página web lo permite crea un espacio donde colgar los materiales informativos, en WordPress por ejemplo hay plugins que facilitan esta labor. Si esto no es posible de forma gratuita puedes empezar a montar la sala de prensa en una plataforma de almacenamiento en la nube. Google Drive, Dropbox o Icloud son alternativas conocidas y sencillas de utilizar y válidas para esta tarea. Si ves que necesitas más espacio de almacenamiento o funcionalidades más avanzadas para ofrecer un servicio premium puedes contratar los servicios de pago de estas aplicaciones. A través de un enlace o un icono bien visible que sitúes en la firma de tu correo electrónico o ubiques en tus espacios en la red ( web o redes sociales) los periodistas pueden acceder a datos e informaciones directamente.

Los redactores siempre están muy ocupados y juegan contrarreloj  a la hora de crear las noticias. Tener que pasar el filtro de una llamada telefónica o buscar la persona encargada de un tema muy específico les puede perder muchas horas en su rutina diaria. Es fundamental que encuentren rápida y fácilmente  todo aquello que pueda resultar interesante de ti y tu empresa dentro de tu sector para que puedas aparecer en prensa.

Como ya antes te apuntábamos es esencial que la sala de prensa se mantenga al día a lo largo del tiempo. Si solo la creas y luego te olvidas todo tu esfuerzo se perderá. Cada vez que haya algo nuevo de contar crea una nota de prensa, actualiza las imágenes de tus servicios y productos, así como del equipo humano. Piensa en las necesidades de los medios. No son los mismos recursos los que necesita un periodista que trabaja en prensa escrita y/o digital que los que utiliza un locutor de radio. Para estos últimos sería importante pensar en incorporar declaraciones en forma de audio (podcast) y para medios audiovisuales piezas de video con las que pueda complementar sus informaciones. Para los medios digitales debes pensar de forma global debido a su carácter multimedia ya que le serán de utilidad todo tipo de recursos.

Imprescindibles para mantener al día la comunicación

Si eres de los que lo tienes claro y no puedes esperar a crear tu propia sala de prensa virtual te contamos la documentación imprescindible que debe tener.

• ORGANIZA. Crea una categorías diferenciadas de la información que vas incorporar. A modo de ejemplo no te debería faltar una carpeta para notas y comunicados de prensa, otra con material corporativo (kit de marca con la historia, la filosofía y el organigrama de la empresa), sin olvidar un apartado de material gráfico y un espacio a modo de hemeroteca en el que archivar los recortes de las apariciones en medios.
• MUÉSTRATE. No te olvides de incluir de forma visible y destacada los datos de contacto de la persona que se encargue de la comunicación y en tu negocio. También se deben mostrar los los perfiles de las redes sociales en las que estés operativo.
• PONLO FÁCIL. Además del orden es necesario que el material esté debidamente etiquetado y accesible incluso puedes idear un índice para que la navegación sea eficiente y una sección de preguntas y respuesta frecuentes (FAQS) que resulten de utilidad para los periodistas.

Poner en marcha cada uno de los ejes de un plan estratégico de comunicación no es tarea fácil. Este puede ser el caso si quieres crear una sala de prensa virtual. En ocasiones ni tú ni tu equipo tendréis tiempo de desarrollarla, o por su dedicación quedará olvidada en un segundo o último plano. En Comunica Mejor podemos ayudarte a desarrollar y mantener una sala de prensa virtual para tu negocio. Sabemos qué requerimientos tienen los medios y sabemos cubrir las necesidades de los periodistas. Si quieres tener una sala de prensa profesional y completa no dudes en contactar con nosotros y valoraremos tu situación para iniciar su funcionamiento.